Publicada no dia 17 de abril a Instrução CVM nº 622 (“ICVM 622”), que, através da alteração de dispositivos da Instrução CVM nº 481 – norma que rege o exercício do direito de voto de acionistas em assembleias -, autorizou às companhias abertas realizar assembleias gerais de forma digital.
Dentre as regras trazidas pela ICVM 622, destacam-se:
- Forma: as assembleias podem ser realizadas (i) de modo exclusivamente digital, ocasião em que os acionistas podem participar e votar somente por meio dos sistemas eletrônicos, ou (ii) de modo parcialmente digital, ocasião em que os acionistas podem participar e votar presencialmente ou à distância. Em qualquer dos casos, eventuais terceiros participantes da assembleia também estão autorizados a participar à distância.
- Convocação: o anúncio de convocação deverá conter (i) a informação se a assembleia será realizada parcial ou exclusivamente de forma digital; (ii) o local em que a assembleia presencial ou parcialmente digital será realizada, quando, por motivos de força maior, não puder ser realizada na sede da companhia; (iii) as regras e procedimentos para participação e votação dos acionistas em assembleias digitais; (iv) as informações necessárias e suficientes para acesso e utilização do sistema pelos acionistas; e (v) o percentual mínimo de participação no capital votante necessário à requisição da adoção do voto múltiplo, nos casos de votação para eleição dos membros do Conselho de Administração. Além disso, a ICVM 622 determinou que o anúncio de convocação pode divulgar as informações citadas acima de forma resumida, caso indique endereço na internet onde a informação completa esteja disponível.
- Sistema Eletrônico: em caso de permissão à votação à distância, o sistema eletrônico utilizado deve possuir mecanismos que assegurem (i) o registro da presença dos acionistas e seus respectivos votos; (ii) a possibilidade de manifestação e de acesso simultâneo a documentos apresentados durante a assembleia e que não tenham sido disponibilizados anteriormente; (iii) a gravação integral da assembleia; (iv) a possibilidade de comunicação entre acionistas. Além disso, a companhia deve dar ao acionista a opção de simplesmente participar da assembleia, tenha ou não enviado boletim de voto à distância, ou de participar e votar na assembleia.
- Ata: o registro em ata dos acionistas que enviarem boletim de voto à distância e/ou que tiverem registrado sua presença no sistema eletrônico de participação à distância disponibilizado pela companhia poderá ser realizado pelo presidente da mesa e o secretário, e suas assinaturas poderão ser feitas por meio de certificação digital ou reconhecidas por outro meio que garanta sua autoria e integridade em formato compatível com o adotado pela companhia para a realização da assembleia.
A nova instrução entrou em vigor na data de sua publicação. De modo excepcional, as assembleias gerais convocadas por companhias abertas anteriormente ao dia 17 de abril e ainda não realizadas poderão se utilizar das novas normas vigentes, desde que haja a comunicação por meio de fato relevante publicado com pelo menos 5 dias de antecedência à realização do conclave. Para as assembleias gerais previstas para ocorrer até o dia 30 de abril, a antecedência mencionada acima poderá ser de somente 1 dia.
As alterações promovidas pela ICVM 622 estão em linha com as inovações trazidas pela recém publicada Medida Provisória 931/2020, que, dentre outras medidas, instituiu a possibilidade de participação e votação à distância em assembleias ou reuniões de sócios de companhias fechadas, sociedades limitadas e cooperativas. O tema foi objeto de regulamentação recente pelo DREI, conforme detalhes que podem ser acessados neste link.